Formato y planilla de asistencia de personal en Excel
El archivo trae dos hojas de trabajo, una por cada forma de llevar el registro, y las instrucciones.
- Hoja «Para imprimir»: la que se cuelga donde se marca. Arriba, la razón social, el RUC, el local, el mes, el nombre y el DNI o carné de extranjería del trabajador y su horario. Debajo, una fila por día con la hora de ingreso, el refrigerio (opcional), la hora de salida, observaciones y la firma del trabajador. Sin fórmulas a la vista: eliges el mes y el año, y la fecha y el día de la semana salen solos. Cabe en una hoja A4 vertical.
- Hoja «Digital»: pasas ahí lo anotado y calcula sola las horas trabajadas, los minutos de tardanza, el tiempo fuera del horario y las horas extra separadas al 25 % y al 35 %, con los totales del mes. Se imprime en una hoja A4 horizontal.
- Hoja «Cómo usarlo»: los pasos para usarlo y lo que pide la norma.
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Te lo dejamos aquí mismo para descargar y te enviamos el enlace a tu correo.
Así se ven las hojas
Un ejemplo con un horario de 8:00 a 17:00 y 60 minutos de refrigerio.
Empleador: Mi Negocio S.A.C. · RUC 20123456789
Trabajador: Rosa Quispe · DNI 45678912
Mes: octubre de 2026
Horario: de 8:00 a 17:00, con 60 minutos de refrigerio
La hoja para imprimir
Colgada donde se marca, el trabajador la llena a mano cada día: hora real de ingreso, de salida y su firma, aunque llegue antes o se quede después de su horario.
| Fecha | Día | Ingreso | Refrigerio | Salida | Observaciones | Firma del trabajador |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/10/2026 | jueves | 08:10 | 13:00 a 14:00 | 17:30 | R. Quispe | |
| 02/10/2026 | viernes | 07:50 | 17:00 | R. Quispe | ||
| 03/10/2026 | sábado | 08:00 | 13:00 a 14:00 | 19:30 | R. Quispe | |
| 04/10/2026 | domingo | Descanso |
La hoja digital
Pasas lo anotado en la hoja impresa y la hoja hace las cuentas. Las celdas amarillas son las que se llenan; el resto lo calcula sola.
| Fecha | Día | Ingreso | Refrigerio | Salida | Horas trabajadas | Tardanza (min) | Fuera del horario | Horas extra al 25 % | Horas extra al 35 % | Observaciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/10/2026 | jueves | 08:10 | 13:00 a 14:00 | 17:30 | 8:20 | 10 | 0:30 | 0:30 | 0:00 | |
| 02/10/2026 | viernes | 07:50 | 17:00 | 8:10 | 0 | 0:10 | 0:10 | 0:00 | ||
| 03/10/2026 | sábado | 08:00 | 13:00 a 14:00 | 19:30 | 10:30 | 0 | 2:30 | 2:00 | 0:30 | |
| 04/10/2026 | domingo | Descanso |
La tardanza cuenta los minutos desde la hora de ingreso pactada. Fuera del horario suma lo que la persona estuvo antes del ingreso y después de la salida pactados. Las horas extra son ese mismo tiempo, separado en las dos primeras horas del día (recargo mínimo del 25 %) y las siguientes (35 %). Para pasarlas a soles, usa la calculadora de horas extras.
La tardanza no se descuenta de las horas extra: la norma presume que todo el tiempo que la persona está en el local antes del ingreso o después de la salida es sobretiempo dispuesto por el empleador, salvo prueba en contrario. Marcar el refrigerio es opcional; si no se marca, la hoja descuenta los minutos pactados. Abajo de la hoja salen los totales del mes y el número de días con tardanza.
Cómo llenarlo
- Llena la cabecera de la hoja «Para imprimir», con el horario pactado, elige el mes y el año, e imprime una por trabajador y mes. También puedes imprimirla en blanco y llenar la cabecera a mano, o bajar la planilla de asistencia para imprimir en PDF, que trae además una planilla diaria para todo el local.
- Cuélgala donde se marca. Cada día, el trabajador anota en la hoja impresa su hora de ingreso y de salida, en formato de 24 horas (8:00, 13:30, 17:45), y firma. El refrigerio es opcional.
- Si quieres las cuentas, pasa lo anotado a la hoja «Digital»: las horas trabajadas, las tardanzas y las horas extra salen solas.
- Al cerrar el mes, que el responsable firme la hoja impresa y guárdala.
Lo que pide la norma
El registro de control de asistencia lo regula el Decreto Supremo 004-2006-TR, modificado por los Decretos Supremos 011-2006-TR y 010-2008-TR. Como mínimo debe tener:
- Nombre, denominación o razón social del empleador, y su RUC.
- Nombre y número del documento de identidad del trabajador.
- Fecha, hora y minutos del ingreso y la salida de la jornada.
- Las horas y minutos de permanencia fuera de la jornada de trabajo.
Incluye a las personas en modalidades formativas y al personal destacado o desplazado por empresas de intermediación laboral, contratistas o subcontratistas. No es obligatorio para el personal de dirección, el que no está sujeto a fiscalización inmediata y el que presta servicios intermitentes durante el día.
Cada trabajador anota su tiempo de manera personal. El registro puede ser en papel o digital, con medidas que impidan que se altere, se deteriore o se pierda, y en el lugar donde se marca hay que exhibir el horario, la duración del refrigerio y la tolerancia, si la hay. El empleador debe conservar los registros hasta por cinco años después de generados. Si la persona está en el centro de trabajo antes del ingreso o después de la salida, se presume que el empleador dispuso sobretiempo por todo ese tiempo, salvo prueba en contrario. Lo explicamos con más detalle en la guía del registro de asistencia para SUNAFIL.
Este formato es una ayuda para llevar el registro y no reemplaza la asesoría laboral de tu negocio.
Por qué el Excel se queda corto
Para un local con pocas personas, un buen formato en Excel funciona. Cuando el equipo crece o hay varios turnos, aparecen tres problemas:
- La quincena se cuadra a mano. Hay que revisar hoja por hoja, sumar tardanzas y horas extra de cada trabajador y pasarlas a la planilla antes de pagar.
- Las firmas se persiguen cada mes. Hay que imprimir cada hoja, conseguir que todos firmen y guardar los papeles durante años.
- Nadie lo revisa a tiempo. Si la hoja se llena al final del día o de la semana, de memoria, los errores aparecen cuando ya toca pagar.
Si estás pensando en un reloj marcador, mira antes qué falla en cada tipo y cuánto cuesta en la guía del reloj control de asistencia. Y si buscas algo que haga las cuentas por ti, tienes lo que debe tener un sistema de control de asistencia.
En ORDIA tu personal marca con su PIN en la tablet del local, la tardanza y las horas extra se calculan al momento, el cierre de quincena sale en Excel y el registro de asistencia queda guardado para cuando te lo pidan. Desde S/ 12.00 + IGV por trabajador al mes, con un mínimo de 5. Mira los precios.
Preguntas frecuentes
¿El formato es gratis?
Sí. Solo te pedimos tu nombre, tu correo y el nombre de tu negocio para enviarte el enlace. No caduca y puedes usarlo con todo tu personal.
¿Por qué trae dos hojas?
Porque en un local la asistencia se anota en papel, junto a la puerta, y las cuentas se hacen después. La hoja para imprimir es sencilla: se cuelga, cada trabajador anota su ingreso y su salida y firma. La hoja digital hace las cuentas cuando pasas lo anotado. Puedes usar solo la impresa, o las dos.
¿Este Excel trae lo que pide SUNAFIL?
Las dos hojas traen los datos mínimos que pide el D.S. 004-2006-TR: empleador con RUC, trabajador con su documento, fecha y hora de ingreso y salida, y el tiempo fuera de la jornada, que sale de la hora real de ingreso y de salida anotadas frente al horario. Además, cada trabajador debe anotar su tiempo de manera personal y el registro tiene que estar protegido contra cambios, pérdida o deterioro. La hoja impresa, llenada a mano y firmada cada día, cumple eso mejor que un archivo, que se modifica con facilidad. Guarda las hojas firmadas.
¿Es lo mismo que una planilla de asistencia?
Sí. También se le llama planilla o plantilla de asistencia: es el registro de control de asistencia que pide la norma, con el ingreso y la salida de cada día. Las tardanzas y horas extra que calcula te sirven para pasarlas a la planilla de pagos.
¿Funciona con turnos de noche?
Sí. Si la salida es pasada la medianoche, la hoja lo detecta y calcula bien las horas trabajadas, la tardanza y las horas extra.
¿Funciona en Numbers de Mac?
Está hecho para Excel. En Numbers también calcula todo, aunque algunas horas se ven con otro formato: por ejemplo, 45 en lugar de 0:45.
¿Puedo cambiar las columnas o el diseño?
Sí. Las hojas están bloqueadas sin contraseña solo para que nadie borre una fórmula sin querer. En Excel, entra en Revisar y luego en Desproteger hoja.