Registro de control de asistencia: qué exige SUNAFIL y cómo llevarlo

Qué es y quién tiene que llevarlo

El registro de control de asistencia es el documento donde queda, día por día, a qué hora entró y a qué hora salió cada trabajador. Lo regula el Decreto Supremo 004-2006-TR, con los cambios de los decretos supremos 011-2006-TR y 010-2008-TR.

Lo tiene que llevar todo empleador del régimen laboral de la actividad privada, sin importar su tamaño: una cevichería con cuatro mozos también. Es un registro permanente y la norma dice que los trabajadores consignan de manera personal su tiempo de labores. Cada uno registra lo suyo; nadie lo hace por él.

La obligación incluye a los practicantes y demás personas en modalidades formativas, y al personal que te destaca una empresa de intermediación laboral, una contratista o una subcontratista.

Quién no está obligado a marcar

La norma excluye solo a tres grupos:

• el personal de dirección;
• los trabajadores que no están sujetos a fiscalización inmediata;
• los que prestan servicios intermitentes durante el día.

Si alguien de tu equipo no encaja con claridad en uno de los tres, lo prudente es que marque como los demás.

Qué datos debe tener el registro de asistencia

El artículo 2 del decreto fija la información mínima del registro:

• Nombre, denominación o razón social del empleador (lo normal es ponerla como figura en tu RUC).
• RUC del empleador.
• Nombre y número de documento de identidad del trabajador: su DNI o, si es extranjero, el documento que le corresponda.
• Fecha, hora y minutos del ingreso y de la salida de la jornada. Por ejemplo, 13/10/2026, ingreso 08:02 y salida 17:05.
• Horas y minutos de permanencia fuera de la jornada: el tiempo que se quedó antes o después de su horario.

Fíjate en dos detalles. La hora va con sus minutos, no redondeada. Y el registro también tiene que mostrar el tiempo que el trabajador pasa en el local antes o después de su horario, porque es la base para pagar las horas extra.

En qué se puede llevar

En papel o en digital. La condición es la misma para los dos: medidas de seguridad que no permitan alterarlo, deteriorarlo o perderlo. Un cuaderno, un reloj marcador o un sistema en el celular valen si cumplen eso y si cada trabajador registra lo suyo. Si dudas entre un reloj de tarjeta, uno de huella o el celular, los comparamos en la guía del reloj control de asistencia, y te dejamos una lista de lo que debe tener un sistema de control de asistencia antes de contratarlo.

Lo que tiene que estar a la vista

En el lugar donde se marca la asistencia tienes que exhibir siempre el horario de trabajo vigente, cuánto dura el refrigerio y la tolerancia, si la das. No tener el horario a la vista es una infracción leve. Cómo armarlo, con la jornada máxima, el refrigerio y el descanso semanal, lo tienes en la guía del horario de trabajo, con una plantilla gratis para imprimirlo.

Lo que no se puede hacer

• Pedir que se marque la salida antes de terminar la jornada: está prohibido.
• Impedir que alguien marque su ingreso, salvo que llegue después de la hora de entrada o de la tolerancia. Si lo dejas entrar, su asistencia se registra. Qué se puede descontar por una tardanza y cómo se sanciona lo explicamos en la guía del memorándum por tardanza.

Quién puede pedírtelo y cuánto tiempo se guarda

Tienes que poner el registro a disposición de la autoridad de trabajo (en una inspección, SUNAFIL), del sindicato o, si no lo hay, del representante de los trabajadores, de cualquier autoridad a la que la ley le dé esa facultad y del propio trabajador, sobre la información de su trabajo.

Se conserva hasta cinco años después de generado. Si cambias de sistema, no pierdas el historial.

Las horas extra y su registro

Lo que se trabaja por encima de la jornada diaria o semanal es sobretiempo. Lo regula el Decreto Supremo 007-2002-TR, el texto de la Ley de Jornada de Trabajo, Horario y Trabajo en Sobretiempo, y su reglamento, el Decreto Supremo 008-2002-TR.

• Es voluntario, para ti y para el trabajador. Ningún trabajador está obligado a hacer horas extra, salvo que sean indispensables por un caso fortuito o de fuerza mayor que ponga en peligro inminente a las personas, los bienes del local o la continuidad de la actividad.
• Se paga con recargo: como mínimo un 25 % por hora en las dos primeras horas y un 35 % en las siguientes, sobre el valor hora del trabajador. Si dura menos de una hora, se paga la parte proporcional. Puedes sacar el importe con nuestra calculadora de horas extras.
• Se puede compensar con descanso en lugar de pagarlo, si lo acuerdan por escrito. El descanso se da dentro del mes siguiente, salvo que pacten otra cosa.
• Hay que registrarlo con medios seguros y confiables. Si tu registro falla, igual se paga cuando el trabajador prueba por otros medios que lo trabajó.

El artículo 7 del Decreto Supremo 004-2006-TR añade una regla que pesa mucho en un restaurante o una tienda: si el trabajador está en el local antes de su hora de ingreso o se queda después de su hora de salida, se presume que le pediste trabajar en sobretiempo todo ese tiempo, salvo prueba en contrario objetiva y razonable. El mismo artículo te obliga a facilitar que salgan en cuanto termina su horario. Por eso conviene que cada uno marque su salida cuando de verdad termina. Cómo llevarlo en un local con turnos largos, refrigerio y feriados lo explicamos en el control de asistencia para restaurantes.

Multa de SUNAFIL si no llevas el registro

El Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo (Decreto Supremo 019-2006-TR) califica como infracción muy grave no contar con el registro de control de asistencia, o impedir o sustituir al trabajador en el registro de su tiempo de trabajo (numeral 25.19). La multa no llega solo por no tener registro: también por llenarlo tú en lugar del trabajador. Los incumplimientos sobre jornada, refrigerio y sobretiempo también son muy graves (numeral 25.6).

La multa se calcula en UIT según el tipo de empresa y cuántos trabajadores resultan afectados. Con la UIT de 2026, de S/ 5,500.00, estas son algunas cifras de la tabla para una infracción muy grave:

Desliza la tabla para ver todas las columnas.

Tabla del artículo 48 del reglamento, en la redacción del Decreto Supremo 008-2020-TR, con la UIT de 2026.

Las cifras de microempresa y pequeña empresa ya llevan la rebaja del 50 % y solo se aplican si acreditas tu inscripción en el REMYPE (puedes presentar la constancia hasta antes de la resolución de segunda instancia). Sin ella se usa la tabla del resto de empresas. Además, a las empresas inscritas en el REMYPE la multa de un mismo procedimiento no les puede superar el 1 % de sus ingresos netos del año anterior. La fila que te toca, microempresa o pequeña empresa, es la que figure en tu constancia del REMYPE. Qué es el REMYPE y qué beneficios cambian en una MYPE lo explicamos en la guía del régimen laboral MYPE.

Y aparte de la multa: sin registro te cuesta mucho demostrar cuántas horas trabajó cada uno si alguien te reclama horas extra.

Si quieres saber cómo está tu negocio en este y en otros puntos que se revisan, haz el test de inspección de SUNAFIL: diez preguntas de sí o no si tu negocio es una microempresa del REMYPE, con la multa orientativa de lo que te falte.

Si alguien se olvida de marcar

Un olvido se corrige, pero que quede documentado. En 2024, el Tribunal de Fiscalización Laboral de SUNAFIL fijó un criterio de observancia obligatoria (Resolución de Sala Plena 011-2024-SUNAFIL/TFL): marcar después no implica necesariamente incumplir, y el empleador puede ordenar que se rectifiquen las marcaciones que faltan, con inmediatez y de forma razonable, también con un sistema digital.

Un modelo gratis para empezar

Si hoy lo llevas en papel, te dejamos un modelo de registro de asistencia en Excel, gratis, con los datos que pide la norma. Trae una hoja para imprimir y colgar donde se marca, en la que cada trabajador anota él mismo, cada día, su hora de ingreso y de salida, y firma. Si quieres las cuentas, pasa lo anotado a la hoja digital y calcula sola las horas, las tardanzas y las horas extra. Si solo quieres imprimir, tienes la planilla de asistencia para imprimir en PDF, diaria o mensual.

Cómo llevarlo sin papel

Con ORDIA, cada trabajador marca su ingreso y su salida con su celular, delante de la tablet del local: escanea el código QR y confirma con su huella o su cara en su propio teléfono. El celular de un compañero no le sirve. Quien no tiene celular marca en la tablet con su PIN y, si la cámara de la tablet funciona, le toma una foto que puedes revisar en el panel.

La hora la pone el sistema, no el celular. Si hay que corregir un olvido, se añade una marcación o se anula la equivocada, siempre con un motivo y con el nombre de quien lo hizo: nada se borra. Hazlo con el trabajador, porque corregir no es marcar por él. Con el plan Personas, el olvido lo pide el propio trabajador desde su celular y tú o RRHH lo aprueban.

En el cierre de cada quincena descargas el registro de control de asistencia en PDF, con tu nombre o tu razón social y tu RUC, el nombre y el DNI de cada trabajador, la fecha, la hora y los minutos de ingreso y salida, y los minutos que pasó en el local antes o después de su horario. Además lleva el refrigerio y el sobretiempo contado contra su horario. Y el Excel para tu planilla. El registro se conserva al menos cinco años, aunque te des de baja. Con el plan Personas, además, cada trabajador ve sus horas en su celular.

El plan Asistencia cuesta S/ 12.00 + IGV por trabajador al mes, con un mínimo de 5 trabajadores. Tienes los dos planes en precios.