Memorándum por tardanza: modelo en Word, descuento y sanciones

Qué se puede descontar por una tardanza

En las normas laborales que revisamos no hay un artículo que diga cómo se descuenta una tardanza. Lo que sí dicen es que la remuneración es lo que el trabajador recibe por sus servicios (artículo 6 del Decreto Supremo 003-97-TR) y que nadie está obligado a prestar trabajo sin retribución (artículo 23 de la Constitución). De ahí sale la forma más segura de hacerlo: descontar solo el tiempo que no trabajó, minuto a minuto.

Para el valor del minuto usa el valor hora del artículo 8 del Decreto Supremo 003-97-TR, que es también el de las horas extra: el sueldo entre 30 da el valor día, y el valor día entre las horas de su jornada, el valor hora. Con un sueldo de S/ 1,440.00 y una jornada de 8 horas, la hora vale S/ 6.00 y el minuto, S/ 0.10. Si en la quincena llegó 24 minutos tarde en total, le descuentas S/ 2.40.

• Una tardanza no es una inasistencia. Llegó y trabajó el resto del día. Si le descuentas el día entero (S/ 48.00 en el ejemplo), le quitas también el pago de horas que sí trabajó.
• Descontar no es sancionar. El descuento es no pagar un tiempo que no se trabajó. La sanción es otra cosa: la amonestación o la suspensión, que van por escrito.
• Que esté escrito y a la vista. Pon en el horario, o en tu reglamento interno si lo tienes, cómo cuentas la tardanza y si das tolerancia, y que cada trabajador vea sus minutos en la boleta.

Si en cambio se quedó más tiempo, ese tiempo se paga como sobretiempo: lo calculas con la calculadora de horas extras.

La tolerancia

Dar tolerancia no es obligatorio: el Decreto Supremo 004-2006-TR habla de los tiempos de tolerancia «de ser el caso». Si la das, tiene que estar a la vista de todos donde se marca la asistencia, junto con el horario vigente y la duración del refrigerio (artículo 3). Cómo armar ese horario lo tienes en la guía del horario de trabajo.

El mismo decreto dice que solo puedes impedir que alguien registre su ingreso si llega después de la hora de entrada o de la tolerancia, y que, si lo dejas entrar, su asistencia se registra (artículo 4). Con la hora real: así queda la prueba de cuánto llegó tarde.

Antes de empezar, decide qué pasa cuando alguien se pasa de la tolerancia: si descuentas solo los minutos que pasan de ella o todos los minutos tarde. Con 5 minutos de tolerancia y 7 minutos tarde, serían 2 minutos en el primer caso y 7 en el segundo. Lo importante es que la regla sea la misma para todos y que la conozcan.

El reglamento interno de trabajo

El reglamento interno de trabajo es obligatorio para el empleador que tiene más de 100 trabajadores (artículo 3 del Decreto Supremo 039-91-TR). Entre lo que debe contener están las normas de control de asistencia y las medidas disciplinarias (artículo 2). Se presenta a la Autoridad Administrativa de Trabajo, queda aprobado al presentarlo y hay que entregar un ejemplar a cada trabajador dentro de los cinco días naturales (artículo 4).

Si tienes menos de 100 trabajadores no estás obligado a tenerlo, pero te conviene dejar por escrito lo mismo: el horario, la tolerancia, cómo se descuenta la tardanza y qué pasa si se repite, y entregárselo a cada trabajador. Una regla que nadie conocía es difícil de sancionar.

Cómo se sanciona la impuntualidad, paso a paso

Como empleador puedes sancionar disciplinariamente las faltas de tu personal, siempre dentro de los límites de la razonabilidad (artículo 9 del Decreto Supremo 003-97-TR). La ley no tiene una escala fija para las tardanzas, pero el artículo 25 pide amonestaciones escritas y suspensiones antes de que la impuntualidad pueda ser falta grave. Este es el orden que suele seguirse:

1. Llamada de atención verbal. Una conversación a solas el mismo día: qué pasó y qué esperas.La ley no la menciona. Sirve para corregir, pero no deja prueba.
2. Memorándum. Amonestación escrita, con las fechas y los minutos tarde. Si las tardanzas siguen, otro memorándum con el mismo modelo, que cita los anteriores por su número y su fecha.La amonestación escrita es una de las sanciones previas que pide el artículo 25 del D.S. 003-97-TR. Cada memorándum deja constancia de que la falta se repitió y se sancionó.
3. Suspensión sin goce de haber. Uno o más días sin trabajar y sin cobrar, comunicados por escrito.La suspensión por sanción disciplinaria es una causa de suspensión del contrato: ese tiempo no se trabaja ni se paga (arts. 11 y 12 del D.S. 003-97-TR).
4. Despido por falta grave. Solo si la impuntualidad sigue después de amonestaciones escritas y suspensiones.Impuntualidad reiterada (art. 25), con carta de preaviso y carta de despido (arts. 31 y 32).

Sanciona cerca de la falta, no meses después, y con la misma vara para todos: si a uno le pasas diez tardanzas y a otro lo amonestas por dos, la sanción pierde fuerza.

El memorándum por tardanza

El memorándum es una amonestación escrita. Si en tu negocio lo llaman carta de amonestación, es el mismo documento con otro nombre: lo que cuenta es lo que dice y que quede firmado. Para que sirva de algo, que lleve:

• tu razón social y tu RUC, el número del memorándum y la fecha;
• el nombre, el DNI o carné de extranjería y el puesto del trabajador;
• una tabla con cada tardanza: fecha, hora de ingreso de su horario, hora en que marcó su ingreso y minutos tarde, sacados del registro de asistencia;
• su horario y la tolerancia, si la das, y dónde están publicados;
• que es una amonestación escrita, que se archiva en su legajo y qué puede pasar si se repite;
• un plazo para que explique por escrito si alguna tardanza tuvo una causa justificada;
• tu firma y la del trabajador en tu copia, con la fecha en que lo recibió.

Si las tardanzas siguen después del primero, usa el mismo modelo para el siguiente memorándum, con el número que le toca. Lista las nuevas tardanzas, cita las amonestaciones anteriores con su número y su fecha, y recuérdale que el artículo 25 del Decreto Supremo 003-97-TR considera falta grave la impuntualidad reiterada si el empleador la ha acusado y ya hubo amonestaciones escritas y suspensiones.

El modelo trae todo eso con los datos entre corchetes y notas en gris para ti. Es orientativo: adáptalo a tu caso y bórralas antes de imprimir. Una suspensión o un despido llevan su propio procedimiento y, ante una sanción seria, conviene consultar a un abogado laboralista.

Cuándo la impuntualidad es falta grave

El artículo 25 del Decreto Supremo 003-97-TR incluye entre las faltas graves la impuntualidad reiterada, si ha sido acusada por el empleador, siempre que se hayan aplicado sanciones disciplinarias previas de amonestaciones escritas y suspensiones. La ley no dice cuántas tardanzas ni cuántas sanciones: lo que pide es que antes del despido haya habido amonestaciones escritas y suspensiones.

Y el despido tiene su procedimiento:

1. Carta de preaviso. Antes de despedir, le das por escrito los cargos y un plazo razonable, no menor de seis días naturales, para que se defienda por escrito (artículo 31). Este trámite y el despido tienen que respetar el principio de inmediatez: no dejes pasar el tiempo desde que conoces la falta.
2. Carta de despido. Si sigues adelante, se lo comunicas por escrito con la causa precisa y la fecha del cese. Si se niega a recibirla, se le envía por notario o juez de paz, o por la policía a falta de ellos. Después no puedes alegar otra causa distinta (artículo 32).

El despido no se presume: quien lo alega tiene que probar el motivo (artículo 37). Si no puedes demostrar la causa, el despido es arbitrario y corresponde una indemnización (artículo 34). En el régimen general es de una remuneración y media por cada año completo de servicios, con un máximo de doce; las fracciones de año también se pagan, por dozavos y treintavos, y procede una vez superado el periodo de prueba (artículo 38). En la micro y pequeña empresa inscrita en el REMYPE es menor: en la microempresa, 10 remuneraciones diarias por cada año completo, con un máximo de 90, y en la pequeña empresa, 20 por año, con un máximo de 120, también con las fracciones de año por dozavos (artículo 56 del Decreto Supremo 013-2013-PRODUCE). Lo tienes en la guía del régimen laboral MYPE, y la cuenta completa del cese en la calculadora de liquidación. Por eso cada memorándum firmado y un registro de asistencia fiable valen tanto. Antes de dar este paso, consulta a un abogado laboralista.

Las tardanzas se prueban con el registro

Las fechas y los minutos del memorándum salen del registro de control de asistencia, donde cada trabajador anota él mismo su ingreso y su salida. Qué datos debe tener y qué multa pone SUNAFIL si no lo llevas lo explicamos en la guía del registro de asistencia para SUNAFIL. Si lo llevas en papel, tienes la planilla de asistencia para imprimir, y si quieres que los minutos tarde salgan solos, el formato de asistencia en Excel.

Las tardanzas en ORDIA

En ORDIA tu personal marca con su PIN en la tablet del local, y la tardanza se cuenta al minuto contra el inicio de su turno. La tolerancia la pones tú en Ajustes, de 0 a 60 minutos, y eliges si se descuentan solo los minutos que pasan de ella o toda la tardanza.

En el cierre de quincena ves los días con tardanza y los minutos de cada trabajador, y al desplegar su fila, día por día: la hora de su turno, la hora en que marcó y los minutos tarde. El Excel de la quincena trae ese detalle diario con los minutos reales y los que se descuentan según tu tolerancia, que es lo que va en la tabla del memorándum. Si hay que corregir una marcación, queda con su motivo y el nombre de quien lo hizo. Con el plan Personas, cada trabajador ve sus días con tardanza en su celular.

El plan Asistencia cuesta S/ 12.00 + IGV por trabajador al mes, con un mínimo de 5 trabajadores. Tienes los dos planes en precios.